到府清潔的排班，為什麼總是在 LINE 上喬不完？

週一早上八點，清潔工作室老闆的手機已經響個不停：

「老闆，我小孩發燒今天的單沒辦法過去，能幫我跟客人改期嗎？」 「每週四在板橋的王小姐訊息我說這週想改到週三，可以嗎？」 「這單是兩個人的，我想跟小慧一起做，可以嗎？」 「今天的訂單需要跟客戶收款嗎？」

如果你經營過到府服務，對這個畫面一定不陌生。到店服務的排班，本質上是「把客人塞進空的時段」；到府服務的排班，卻是人、時間、地點、錢四件事同時要對上。

我們在設計 Hive 蜂巢時，花最多時間的就是排班。這篇想分享我們看到的幾個難題，以及 Hive 是怎麼處理的。

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一、到府服務的時間，從來不只是「服務時間」

一堂 3 小時的居家清潔，在班表上占掉的絕對不只 3 小時。

• 要移動：做完大安區，下一單在板橋，人員需要交通時間。很多系統只看服務時間，結果前一單剛結束，下一單已經開始了。
• 不是每個人都跑得到每一區：住板橋的人員，排他去內湖是折磨他也浪費工時。
• 加購會改變時長：客人多加一個冰箱清潔，就多 30 分鐘，後面那單可能就撞了。
• 班表每週都在變：有人臨時要請假，有人願意週末加班，還有工作室自己的公休日。

Hive 怎麼算

Hive 不讓老闆手動去「挑空檔」，而是讓系統每次都從頭算一次誰真的排得進去：

1. 時長 = 方案時間 + 加購時間。客人選了 3 小時方案加冰箱清潔，系統就知道要 3.5 小時。
2. 再加上交通緩衝。工作室設定一次（例如 30 分鐘），每一單結束後都會自動留給人員移動，不用每單記得。
3. 只找負責這一區的人。每位人員有自己的服務區域，客人填的地址不在他的範圍內，他就不會被排進去。
4. 班表 + 加班 − 關時間 − 公休日，才是人員真正能工作的時間，再扣掉已經排好的預約，剩下的才是空檔。

算完之後，客人在官網上看到的只有真的排得進去的時段。老闆不用再回覆「這個時間不行喔，那改…」這種訊息。

還有一個看不見但很重要的細節：兩位客人同時搶同一個時段怎麼辦？Hive 在送出預約的當下會再檢查一次，資料庫也有最後一道防線，保證同一位人員不會在同一個時間被派兩單。晚一步的客人會看到「這個時段剛剛被預約走了，請重新選擇」，而不是讓老闆事後打電話道歉。

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二、人員的時間，要比客人的預約先確定

週三晚上，老闆花了半小時跟陳太太來回傳訊息，終於敲定下週二下午兩點、兩個人四小時的清潔。

隔天早上，小慧才在群組裡說：「老闆，我下週二要回南部喝喜酒，那天沒辦法喔。」

老闆只好再去找陳太太道歉，重新問她哪天可以；同時還要回頭確認阿明那天有沒有空、能不能找另一個人頂替。一來一回，又是半小時。最傷的還不是時間，而是客人心裡那句：「這家怎麼約個時間這麼亂？」

請假本身沒有錯，人本來就會有事。真正的問題是老闆知道得太晚：在跟客人約時間的當下，老闆手上的班表根本不是真的。

Hive 怎麼處理

• 人員自己在手機上「關時間」：一知道哪天不行，就在人員端把那段時間關掉，填個原因就好。不用等老闆來問，也不會被群組訊息洗掉。
• 關掉的那一刻，那段時間就不再開放：客人上官網預約時選不到，老闆接電話幫客人代訂時，看到的也是同一份真實的空檔。
• 老闆會收到通知：儀表板會列出未來 7 天有誰關了時間，派工看板上也直接標示「關時間：原因」。
• 已經有預約的時段不能直接關：系統會列出衝突的是哪幾筆預約，要先改派或改期才能關。不會發生人員默默不見、客人當天等不到人的狀況。
• 要不要審核，老闆決定：可以針對每位人員設定關時間需不需要核准。需要核准的，核准前時段照常開放；按下核准時，系統會再檢查一次這段期間有沒有剛進來的預約。
• 加班也是同一套：人員願意多接，自己在手機上加開時段，加開的時間馬上就能讓客人預約。

當團隊養成「先關時間」的習慣，老闆跟客人說出口的每一個時間，都是真的排得進去的時間。

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三、雙人搭班：兩個人都要有空，才叫有空

「2 人 4 小時」是居家清潔很常見的方案，也是排班最容易出錯的地方。

一個人有空不夠，要同一個時段、同一個區域、會做同一項服務的兩個人都有空。用人腦加 Excel 去對，很容易漏掉「A 下午有空，但 B 那時候還在另一區」。

而且搭班的麻煩不只在排班：

• 兩個人誰負責跟客人收錢？
• 做完由誰回報？
• 客人臨時要加做一小時，只有其中一人留下來，工時和薪水怎麼算？

Hive 怎麼處理

• 方案直接設定需要幾位人員。系統切時段時，只有「同一時間可以接的人數 ≥ 需要的人數」，這個時段才會開放給客人。
• 自動派工有固定規則：這位客人以前被誰服務過就優先派誰，其次是當天排比較少單的人。結果每次都一樣、可以預期，熟客也能盡量遇到熟面孔。
• 不想交給系統也可以：每個服務可以選「客人自己挑人」、「系統自動派」，或「系統先暫定、老闆再確認」。像整理收納這種需要老闆判斷的服務，就很適合最後一種。
• 指定收款人：搭班的訂單會指定其中一位負責收款，派工通知上寫清楚「請由您收」或「由某某負責」，到現場不用互相推。
• 任一位按下完成就結案：另一位人員的畫面會顯示「已由某某完成」，不會重複回報。
• 現場加做，算給有做的人：客人臨時要多做一小時，人員可以在手機上直接加，並選擇「誰做的」。兩人搭班只有一位留下來，工時和抽成就只算給他，月底薪資報表自動分好。

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四、收費方式，其實也會影響排班

這一點很多人沒想到：客人怎麼付錢，會決定哪些人員可以接這一單。

不是每一位人員都適合在現場收現金，例如剛到職的新人，或是工作室不希望他經手現金的兼職人員。如果客人選了現場付款，卻剛好派到一位不能收錢的人，到了現場就尷尬了。

所以在 Hive 的預約流程裡，付款方式是先選的：

• 客人先選「線上付款」或「現場付款」，系統再根據這個選擇去找人。
• 選現場付款時，派出去的人員裡至少要有一位可以代收款，否則這個時段不會開放。
• 選線上付款時，時段會先幫客人保留（預設 15 分鐘），付款成功才確認；逾時沒付，時段自動釋放給下一位客人，不會被卡住。
• 工作室也可以設定訂金：像整理收納這種高單價服務，線上先收 30% 訂金，尾款現場收，降低客人臨時放鳥的風險。

人員在現場收的現金，Hive 會記在他的「代收款」裡。月底算薪水時可以直接抵扣，多收的部分人員自己在手機上回報繳回，老闆在後台確認。誰身上有多少公司的錢，一目了然，不用再翻 LINE 對帳。

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寫在最後

到府服務的排班之所以難，是因為它從來不是一個單純的「行事曆」問題，而是人、地點、時間、金錢全部綁在一起的問題。

我們做 Hive 的出發點很簡單：**讓老闆不用再當人肉排班系統。**客人在官網上看到的時段，就是真的排得進去的時段；派出去的人員，就是真的到得了、做得了、也收得了錢的人。

如果你也經營居家清潔或整理收納工作室，歡迎免費試用 Hive 蜂巢 3 個月，花一個下午把你的服務、人員和班表放進來，擁有自己的預約排班系統，馬上領先其他工作室。